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用常用句回覆信件

說到每天都得做的重複工作，最常見的應該是回信吧！

有些人一天中會用兩、三個小時來回信，非常浪費時間。

其實每天收到的信件中，真正重要的只有一、兩封。

我一天大約會收到兩百封信，不過真正重要的只有五封左右，其他的只要依

序用常用句迅速回覆，即可處理完畢。

發現這一點，是在我剛開始用電子報分享「在家賺錢」的方法時。那時我每

天都收到兩百封諮詢信件，面臨「如何一天內全部回覆完畢」的難題。

如果逐一回信，工作進度會停擺，但對方特地寫信來諮詢，又不能隨便敷

衍。當我加快速度一封接一封地回信時，發現自己反覆輸入了好幾個同樣的句

子，便察覺這段時間是可以縮短的。

用短句登錄功能來取代複製貼上

寫信時，只要配合各種情況來使用制式文句，就可省下多餘的時間。

雖然在固定格式裡填入個別細項，就能寫出適當的回覆，但我說的制式化，

不是要逐一複製貼上。

我用的方法是短句登錄，輸入開頭字母，就會出現整句話以供候選。

按下「k」會出現「您好」、「晚安」、「謝謝您這次的來信」、「今後也請

多多指教」；按下「m」會出現「感謝您的來信」、「misato@yugacelebrity.

co.jp」、「感謝您訂閱我的電子報」、「承蒙您閱讀我的電子報，非常開心」。

比起複製貼上，使用短句登錄的功能來寫信更可以加快工作速度，請務必嘗

試看看。

可能有人認為，要一句一句地登錄很麻煩，登錄個一、兩句就夠了。

不過，考慮到往後的工作效率，花在登錄上的時間根本不是問題。登錄的常

用句越多，寫信的時間就能縮得越短，所以請你逐一登錄。

不必思考登錄的標準，寫信時一碰到尚未登錄的句子，就馬上登錄！我總是

把感覺會用到兩次以上的句子，一律登錄進去。

而且，還要設定成不必輸入單字，只輸入開頭的羅馬字母，像是「k」或

「m」，就會出現整個句子的模式。

登錄的常用句多，稍微按個鍵就會出現好幾個候選句子。只要從中選擇，回

信時會比逐字輸入快很多。

假如設定為按一個鍵就會出現五個候選常用句，只要看一眼，便可毫不遲疑

地做出選擇。

開會時最適合處理瑣碎雜事

其實，人不在辦公桌前，也會碰到空檔。或許應該說，這時候空檔反倒比較

多。最好用的空檔，就是開會時間。

等待成員到齊的時間，沒道理什麼都不做，這段時間最適合拿來處理雜事！

這時候有很多事可以做，像是收信、回信或稍微查個東西，所有雜事都能在

這段時間內做完。

正在開會時，很多人就只是聽講，但是只要帶著筆電，開會時也可以工作。

如果是自己主辦的會議，當然要專心開會，但很多沒意義的會議都只是拖拖

拉拉地重複事情，讀著會議大綱而已。所以，一拿到會議資料就瀏覽一下內

容，把剩下的時間用來作自己的工作吧！熟練了以後，甚至還能一邊寫會議紀

錄一邊工作。

利用前一堂課所教的短句登錄功能，點四下就能回覆信件，趁開會時收信和

寫信是最好的。

抱怨太常開會，時間都被占用的人，其實處於身體被會議綁住，而頭腦什麼

都不想的狀態。即使身體被綁住，頭腦還是可以自由思考，所以要善加利用會

議時間。把它想成能運用的零碎時間，就覺得開會是很棒的。

利用零碎時間，之後更輕鬆

確實切換開關，該休息時就要休息的觀念是現在工作的主流，維持工作和生

活的平衡即為一例。但是，我並不贊成該做的事情還沒完成卻要休息。這不僅

是身為經營者的想法，也是我從小的習慣。

我小時候總是把課本放在學校，回到家完全不唸書。

乍聽之下，好像我是個討厭唸書的不良少女。但其實是因為我已經利用下課

時間，寫完當天的所有功課，回到家就不用唸書了。

回到家以後，我有很多時間可以寫自己喜歡的小說，成績也不差。

我在補習班指導學生時，曾告訴他們：「一想到回家得唸書就會更想去玩，

所以要趁下課前趕快唸！」

為了擺脫「不做不行」的束縛，當下趕快做是很重要的。

以我自己為例，假如利用下課時間把功課寫完，回家後就不會惦記著「必須

寫作業」而無法好好享樂。

雖然下課時間只有十到十五分鐘，但六小時的課就有五節下課時間，總計大

約有一個小時。如果這樣還不夠，就在課堂上稍微做一點，當天的作業、複習

和預習就差不多完成了。

要是想著之後再一起處理，事情越積越多，只會提不起勁去做，也沒有自己

的時間了。

利用空檔把該做的事情做完，其實是為了讓自己更輕鬆。


(節錄自《就是比你早3小時下班》/三采文化出版，非經同意請勿轉載。)

【內容簡介】

「工作根本做不完，每天都要加班！」

「工作太忙了，沒有自己的時間。」

「我很不會運用時間，回過神來就發現自己總是被時間追著跑……」

「好想改善所有的浪費，過著有效率的生活。」

「真希望多點自由的時間，用來學點什麼！」

學會時間管理、早下班，是上班族永遠的課題。

啟動「工作整理術」！關鍵就在於「座位整理」→「情報整理」→「腦內整理」。

學會記住關鍵，忘記不重要的事！

情報過多的現代生活中，資料、行程管理、靈感、企劃案等，這些工作中其實隱藏著很多時間浪費。

作者曾任知名補習班講師，指導學生超過3000人，更經營IT教室指導學員人數超過8000人。