「會議討論時你一言我一語,大家天馬行空發想後卻無法達成具體決議⋯」職場人們過去有過負責會議記錄的經驗嗎?其實會議記錄並不是聽打練習,而是要協助整理出會議的結論及標記重點,本篇編輯將根據〈打造超人筆記——科學增強記憶、梳理思維、能力攀升的全流程筆記法〉分享3招「會議紀錄」的技巧,職場人們快繼續看下去!
會議記錄技巧1.
使用常態會議流程模板
大部分會議會陷入混亂,主要是因為缺乏組織和流程!一般來說,公司內部的常規會議都有其特定的目的和預期結果,如果能將每場會議的「討論題綱、流程、重點及決議事項」寫在會議紀錄中,那麼這份紀錄將對會議進行有很大的幫助,透過控制流程,可以有效地管理會議不會變得繁雜而失焦。
會議記錄技巧2.
建立集體共識
許多人會誤以為開會是一起討論,但是想要整場會議開的有效率,關鍵在於參與者在會前必須先提供了他們的觀點,而不是在開會的時候,才開始提出天馬行空的想法,切記「會議是拿來表決,不是拿來討論細節」的!
會議記錄技巧3.
掌握四大紀錄會議面向
會議記錄最忌諱內容繁雜!做會議記錄主要目的為「做出決策、將責任轉移給他人」兩個原因,許多人會把重點放在會議紀錄過程與細節,導致內容資訊量太多沒有重點,倘若會議記錄沒有「會議結果」,反而容易讓員工有甩鍋的可能性,因此會議紀錄內容一定要包含「會議的目的、會議中提出的方案、會議的表決結果、參與者對方案與決策的意見」四個面向。
以上「3招會議記錄秘訣」,職場人們學起來了嗎?懂得做「會議記錄」不僅讓整場會議有效率進行,還能確保重要資訊都能得到紀錄!
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